DTU Volley regulations

The official DTU Volley club regulations can be found below.
The English version is available here.
Please note that only the Danish version is considered binding.

 

Vedtægter for DTU Volley

§1 Klubbens navn og hjemsted

Klubbens navn er DTU Volley.

Dens hjemsted er Danmarks Tekniske Universitet, 2800 Kgs. Lyngby.

§2 Klubbens formål

Klubbens formål er at skabe interesse for volleyball, både på motions- og konkurrencebasis, og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne idræt samt udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage medansvar i foreningen. Det er endvidere foreningens mål at tilbyde træningsfacilite­ter og fornøden instruktion fortrinsvis til ansatte og studerende på DTU. Herunder ved de institutioner, centrer eller enheder, der er etableret under eller i tilknytning til DTU jvf. §4

§3 Medlemsskab af organisationer

Klubben er medlem af DTU Sport, og undergivet DTU Sports vedtægter og be­stemmelser for idrætsudøvelse på DTU, men for­eningen er en selv­stæn­dig juri­disk enhed, der er økonomisk selv­stæn­dig. DTU Sport hæfter ikke for klubbernes forplig­telser.

stk. 2. Klubben arbejder efter de til enhver tid gældende love for Dansk Volleyball Forbund (DVBF), Dansk Idrætsforbund (DIF) og international Volleball Federation (IVBF)

§4 Optagelse af medlemmer

Som medlem kan klubben optage ansatte og studerende på hele DTU, jfr.§ 2, ansatte og studerende på DTU under orlov, ph.d.-studerende på DTU, samt personer, der er fratrådt eller dimitteret fra DTU.

stk. 2. Klubben kan endvidere optage andre som medlem af foreningen og lade dem benytte DTU’s idræts­facili­teter, for så vidt der sker med det hovedformål at fremme idrætudøvelsen for ansatte og studerene og  dog under forudsætning af, at ovenstående har fortrinsret og tilstræbes at udgøre minimum 50 % af klubbens medlemmer.

stk. 3. Klubben kan have passive medlemmer. Generalforsamlingen eller bestyrelsen fastsætter nærmere retningslinjer for passive medlemmers rettigheder, kontingentbetaling og lign.

stk. 4. Indmeldelse kan ske til kasseren, og er gyldig fra betalingstidspunktet til betalingsperiodens udløb. Bestyrelsen kan til enhver tid stoppe for tilgang af nye medlemmer.

stk. 5. Klubbens medlemmer er medlem af foreningen DTU Sport. Foreningen skal hvert år give DTU Sport en medlemsliste med navn, alder, adresse, mailadresse og tilknytning til DTU for hvert enkelt medlem.

§5 Kontingent

Klubbens kontingent fastsættes for et år ad gangen på den ordinære general­forsamling. Kontingentet opkræves halvårsvis forud.

stk. 2. DTU Sport har adgang til med virkning fra et efterfølgende år at kræ­ve, at stør­relsen af for­enin­gens kontingent fore­læg­ges for og godkendes af DTU Sports bestyrelse.

§6 Udmeldelse – eksklusion

Til gyldig udmeldelse kræves, at den sker skriftligt til klubben med mindst 14 dages varsel til klubbens kasser, og at det pågældende medlem har betalt sit kontingent til klubben frem til den dag, hvorfra udmeldelsen har virkning. Medlemmet har krav på en skriftlig bekræftelse. Udmeldelsen træder ikke i kraft før den er skriftligt anerkendt af kasseren

stk. 2. Når et medlem er i kontingen­trestance udover 3 måneder, kan be­styrelsen med mindst 8 dages skriftlig varsel eksklu­dere vedkommende.

stk. 3. Ingen, der er udelukket på grund af kontingentrestance, kan optages på ny som medlem af klubben, før ved­kommende har betalt sin gæld til hertil.

stk. 4. Iøvrigt kan bestyrelsen med omgående virkning ekskludere et med­lem, når særli­ge forhold giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog, at mindst 2/3 af bestyrel­sens med­lemmer har stemt for eksklusio­nen. Vedkommende skal, inden bestyrel­sen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar og kan kræve, at spørgsmålet om eksklusion afgøres på den førstkommende ordinære generalfor­samling. I alle tilfælde, hvor en eks­klusion skal behandles på en generalfor­samling, har vedkommende medlem krav på at få meddelelse herom senest 3 døgn, før generalforsam­lingen afholdes, lige­som vedkommende har adgang til denne med ret til at forsvare sig. Spørgsmålet om eksklusion skal optages som et sær­skilt punkt på dags­ordenen.

stk. 5. Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver samme majoritet, som ved ændring af klubbens ved­tægter, jfr. § 15.

stk. 6. Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlingsbeslut­ning, kan kun optages som medlem ved en ny generalforsamlingsbeslutning. Her kræ­ves samme majoritet som ved be­slutning om eksklusion.

§7 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er med de ind­skrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, jfr. bl.a. § 3, den høje­ste myndighed i alle klubbens an­liggen­der.

stk. 2. Den ordinære generalforsamling, der skal afholdes hvert år inden udgan­gen af marts måned, indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved interne opslag og/eller ved skriftlig meddelelse til medlemmer­ne. Den er beslutningsdygtig uden hensyn til antallet af fremmødte.

stk. 3. Dagsordenen bekendtgøres senest 5 dage før generalforsamlingens afhol­delse på tilsvarende måde. Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til ved­tagelse, skal være bestyrelsen i hæn­de senest 7 dage før generalforsam­lingens afholdelse. Forslagene skal optages på dagsordenen.

stk. 4. Stemmeret har alle aktive med­lemmer over 18 år, der har været med­lem af klubben i  en måned før generalforsamlingen, og som ikke er i kontingent­­restance. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.

§8 Dagsorden

Dagsordenen for den ordinære general­forsamling skal normalt omfatte følgende punk­ter:

1. Valg af dirigent.

2. Bestyrelsens beretning for det for­løbne år.

3. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år og budget for det kommen­de år til godkendelse.

4. Fastsættelse af kontingent, jfr. § 5.

5. Behandling af eventuelt indkomne forslag.

6. Enkeltvis valg af:

  • Valg af formand
  • Valg af kasserer
  • Valg af tuneringsansvarlig
  • Valg af spilleransvarlig
  • Valg af materialeansvarlig
  • Valg af
  • Valg af den øvrige bestyrelse (1 medlem)

7. Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant

8. Eventuelt

§9 Generalforsamlingens ledelse m.v.

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrel­sen, til at lede forhandlingerne.

stk. 2. Generalforsamlingens beslutnin­ger træf­fes ved simpelt stemmeflertal, jfr. dog § 6, § 15 og § 16. Dirigenten be­stem­mer afstemningsmåden. Skriftlig afstemning skal finde sted, hvis én af de fremmødte ønsker det.

stk. 3. Generalforsamlingens beslutnin­ger ind­føres i en protokol, hvori også et referat af for­handlingerne optages i det omfang, dirigenten bestemmer.

Stk 4. Vedtægter og vedtægtsændringer skal godkendes af DTU Sport, inden de kan træde i kraft. Dog kan mindre vedtægtsændringer, der klart kun er af lokal betydning for klubben og som ikke er af princiel karakter, vedtages uden en sådan godkendelse under forudsætning af, at klubben umiddelbart efter vedtagelsen orienterer DTU Sport herom ved en kopi af ændringerne.

§10 Ekstraordinær Ge­neralforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen, og skal indkaldes, når mindst 20%  af med­lemmerne, eller formanden for DTU Sport, skriftligt stiller krav til be­styrelsen herom. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen af­holdes senest én måned efter, at be­gæringen er frem­sat overfor bestyrelsen med oplysning om det emne, der ønskes behand­let.

stk. 2. Om indkaldelsesmåde og udsen­delse af dagsorden gælder bestemmelser­ne i § 7.

§11 Bestyrelsen

Bestyrelsen er klubbens overordnede ledelse og repræsenterer klubben i alle for­hold.

stk. 2. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer samt yderligere 1-5 medlem­mer, der vælges for et år ad gangen af den ordinære generalforsamling.

stk. 3. Formanden og kassereren vælges ved en særlig afstemning. Alle bestyrel­sens med­lemmer vælges ved simpelt stemmeflertal. Genvalg kan finde sted.

stk. 4. Klubben skal arbejde aktivt for at en overvejende del af bestyrelsen består af medlemmer med DTU-tilknytning (defineret som nuværende eller tidligere ansatte og studerende, institutioner eller virksomheder der bor på eller har sin daglige gang på det enkelte campus samt relevante samarbejdspartnere).

stk. 5. Bestyrelsen skal samarbejde med DTU Sport jfr. gældende samarbejdsaftale.

stk. 6. Bestyrelsen er bemyndiget til at nedsætte udvalg, såfremt det skønnes hensigtsmæssigt.

§12 Bestyrelsens konstituering – teg­ningsret

Bestyrelsen konstituerer sig snarest på et bestyrelsesmøde – dog senest 14 dage efter generalforsamlingen. Medmindre 1 medlem til repræsentant for DTU Sport ifølge klubbens vedtægter vælges til generalforsamlingen, udpeger bestyrelsen 1 med­lem. Repræsentantskabet skal repræsenteres med 2 medlemmer – formanden som det ene er født medlem af repræsen­tantskabet.

stk. 2. Forretningsudvalget består af formand, kasserer og turneringsansvarlig.

stk. 3. Bestyrelses møder afholdes efter behov, men skal afholdes på begæring af et enkelt bestyrelsesmedlem.

stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlem­mer, her­iblandt formanden, er til stede, jfr. dog § 6 stk. 4. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stem­melighed er formandens stemme af­gørende.

stk. 5. I formandens fravær indtræder næstfor­manden i hans sted, såfremt en sådan er udpeget.

stk. 6. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.

stk. 7. Klubben tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner kræves un­der­skrift af såvel formanden som kas­sereren. Ved mindre økonomiske dis­positioner kræves dog kun underskrift af enten formanden eller kassereren.

stk. 8. DTU Sport skal under­rettes om klubbens bestyrelse med navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.

§13 Regnskab og budget

Foreningens regnskabsår følger kalen­der­året.

stk. 2. Bestyrelsen skal inden udgangen af februar måned afgive driftsregn­skab for det foregående regnskabsår og status pr. 31. december til revisor.

stk. 3. Driftsregnskab og status fore­lægges den ordinære generalforsamling til godken­delse og skal være forsynet med revisors påtegning. Samtidig fore­lægger bestyrelsen generalforsamlingen et budget for det kommende år til god­kendelse.

stk. 4. ­Drifts­regn­skab og status for det for­løb­ne år samt budget for det kom­mende år skal efter general­forsam­lingens god­ken­delse sendes til DTU Sport inden udgangen af april (sammen med medlemsliste og referat fra generalforsamlingen). DTU Sport har adgang til med virkning for det efter­følgende regnskabsår at kræ­ve, at budget og regn­skab skal godkendes af DTU Sport.

stk. 5.  DTU Sport har ejendomsret til redskaber og udstyr m.v., som er stillet til rådighed af DTU Sport, med mindre der i det konkrete tilfælde er taget bestem­melse om det modsatte.

§14 Revision

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen 2 revisorer og 1 revisorsuppleant. Revi­sorerne skal hvert år inden den årlige generalforsamling gennemgå det sam­lede regnskab, og påse at be­hold­ningerne er til stede. Drifts­regn­skab og status for­synes med en påteg­ning. Revi­soren har til enhver tid adgang til at efterse regn­skab og be­hold­ninger.

stk. 2. DTU Sport har adgang til for egen regning at iværksætte en eks­traor­dinær revision af klubbernes regn­skabs­førelse, hvis der skønnes at være behov herfor.

§15 Vedtægtsændringer

Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for for­slaget.

stk. 2. Vedtægter og vedtægtsændringer skal dog godkendes af DTU Sport, inden de kan træde i kraft. Dog kan mindre vedtægtsændringer, der klart kun er af lokal be­tydning for klubben og som ikke er af principiel eller generel karakter, vedtages uden sådan godkendelse under forudsætning af, at klubben umiddelbart efter vedtagelsen orienterer DTU Sport herom ved en kopi af ændringen.

§16 Klubbens opløsning

Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig ind­kaldt ekstraordinær generalfor­samling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst halvdelen 2/3  af klubbens medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forsla­get. Opnås et sådant flertal på en ge­neral­forsamling, der ikke er beslutnings­dygtig, indkaldes til en ny generalfor­samling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal medlemmer der er til stede. Klubben kan ikke opløses, så længe 10 medlemmer er imod det.

stk. 2. I tilfælde af klubbens opløs­ning til­falder klubbens formue og aktiver DTU Sport.

Tillæg til vedtægter for DTU Volley

§A

En sponsor kontrakt skal opfylde de af DVBF angivne love.

§B

Kontrakten indgås af forretningsudvalget for op til 3 år ad gangen. Ethvert af klubbens hold beslutter ved et simpelt flertal, om det ønsker at indgå en sponsor kontrakt.

Forhandlingerne foretages af det aktuelle hold, hvorefter der rettes henvendelse til den PR-ansvarlige med henblik på den endelige forhandling af kontrakten.

§C

Størrelsen af en sponsors ydelser til et hold forhandles mellem hold og sponsor. Det bør tilstræbes at reklameafgiften til kredsforbundet bliver inkluderet i sponsorens ydelse, gennem materialer eller kontanter.

Der kan indgås handelsaftaler:

Såfremt handelsaftalen er gældende for et enkelt hold skal kun forretningsudvalget godkende den.

Såfremt handelsaftalen er gældende for hele klubben, skal det stå det enkelte medlem fri at benytte handelsaftalen. Klubaftalen skal godkendes af hele bestyrelsen.

Såfremt en sponsorkontrakt måtte omfatte flere spilledragter, skal der være mindste 12 spilledragter med reklame.

De gennem en sponsorkontrakt modtagne spilledragter og andre personlige effekter tilhører holdet i sponsorperioden. Ved sponsorperiodens udløb tilhører spilledragterne og alt andet personligt udstyr klubben.